Online Revista ÔÇ×Idei Pentru Casa TaÔÇť Tu G─âsi Idei ╚śi Solu╚Ťii Originale, Planificarea Proiectului ╚śi De Design De Interior De Acas─â

Gestionarea Documentelor!

Gestionarea documentelor!

Pastrarea documentelor!

Practicile de conservare a documentelor vizeaz─â p─âstrarea informa╚Ťiilor, asigurarea integrit─â╚Ťii fizice a mass-mediei ╚Öi calitatea accesului la informa╚Ťii.

Cur─â╚Ťa╚Ťi mediul. Acumularea de praf ├«n mediu favorizeaz─â apari╚Ťia ciupercilor ╚Öi a bacteriilor, care prolifereaz─â atunci c├ónd umiditatea cre╚Öte ╚Öi transform─â particulele de praf ├«n habitat ideal pentru reproducere.

Nu fuma╚Ťi ╚Öi nu consuma╚Ťi alimente ╚Öi b─âuturi ├«n zona de lucru. Insectele sunt atrase de materia organic─â ╚Öi se reproduc acolo unde g─âsesc alimente.

Temperatura ╚Öi umiditatea relativ─â trebuie men╚Ťinute cu indicatori de temperatur─â de 20┬░ C ╚Öi 50% din umiditatea relativ─â a aerului.
Indicii de temperatur─â ╚Öi umiditate ridicat─â sunt extrem de d─âun─âtori documentelor, deoarece accelereaz─â procesele de deteriorare chimic─â, permi╚Ť├ónd proliferarea insectelor ╚Öi atacarea microorganismelor (fungi ╚Öi bacterii).

Documentele tipografice sau filmografice, cum ar fi filme, fotografii, negative și microfilme, ar trebui păstrate la temperaturi mai scăzute, astfel că au nevoie de un loc de depozitare specific și de mobilier din metal cu acoperire cu email și tratate prin fosfatare pentru a evita rugina.

Cum se p─âstreaz─â documentele?

La manipularea documentelor, în special a celor de natură istorică, trebuie purtate mănuși. Grăsimea naturală de pe mâini deteriorează documentul de-a lungul timpului.

C├ónd consulta╚Ťi c─âr╚Ťi sau documente, nu sprijini╚Ťi m├óinile ╚Öi coatele. Este recomandat ├«ntotdeauna s─â le ocupa╚Ťi de o mas─â.

Ave╚Ťi grij─â s─â nu rupe╚Ťi documentul sau s─â deteriora╚Ťi capacele ╚Öi tibia c├ónd ├«l scoate╚Ťi dintr-un dosar, cutie sau raft.

C├ónd scoate╚Ťi o carte din bibliotec─â, trebuie s─â o ╚Ťine╚Ťi ferm ├«n mijlocul leg─ârii. Eliminarea unei c─âr╚Ťi prin tragerea acesteia peste marginea superioar─â a coloanei vertebrale cauzeaz─â deteriorarea leg─âturii.

Nu ├«ndoi╚Ťi sau rupe╚Ťi documentele, deoarece locul ├«n care sunt pliate are ca rezultat o zon─â fragil─â care se rupe ╚Öi se rupe u╚Öor.

Evita╚Ťi folosirea capsatoarelor, ├«n special ├«n documentele de paz─â permanente. ├Än plus fa╚Ť─â de perfora╚Ťiile produse, capsele metalice ruginesc repede.

Nu folosi╚Ťi cleme metalice ├«n contact direct cu h├órtia. Utiliza╚Ťi, de preferin╚Ť─â, cleme din plastic sau proteja╚Ťi documentele cu o bucat─â mic─â de h├órtie ├«n zona de contact
.
Limita╚Ťi folosirea punchers ├«n documentele actuale. G─âuri╚Ťi corect prin plierea u╚Öoar─â a foii ├«n jum─âtate, pentru a se potrivi cu centrul foii cu marcajul de lovire.

Nu folosi╚Ťi benzi adezive direct pe documente. Acest tip de adeziv pierde rapid aderen╚Ťa, rezult├ónd o pat─â ├«ntunecat─â de ├«ndep─ârtare dificil─â.

Utilizarea unui copiator de documente este contraindicat─â deoarece ma╚Öinile care func╚Ťioneaz─â sub lumin─â ultraviolet─â la intensitate ridicat─â cauzeaz─â deteriorarea h├órtiei ╚Öi a cernelei din documentul original
. Este important s─â re╚Ťine╚Ťi c─â fotocopiile nu ├«nlocuiesc originalul sau copia a doua a unui document.

Ambalare și depozitare

Trebuie avut grij─â s─â se asigure calitatea materialelor utilizate. Majoritatea h├órtiei ╚Öi cartonului disponibile pe pia╚Ť─â sunt acide ╚Öi au elemente d─âun─âtoare, cum ar fi lignina ╚Öi sulful.
Aciditatea, considerat─â unul dintre cei mai grabi factori de deteriorare a documentului ├«n timp, are caracteristica migr─ârii prin contact, adic─â un ambalaj realizat cu material de proast─â calitate, va provoca inevitabil deteriorarea documentelor con╚Ťinute ├«n acesta.

Trebuie luate ├«n considerare cele mai bune op╚Ťiuni de ambalare. Pute╚Ťi adopta diferite modele de cutii, plicuri, foldere, foldere etc.
. Pentru a defini cea mai bun─â form─â de ambalare, este necesar s─â se ia ├«n considerare dimensiunea ╚Öi tipul documentului, spa╚Ťiul disponibil, costurile ╚Öi timpul de stocare.

Nu folosi╚Ťi niciodat─â benzi de cauciuc sau din cauciuc care taie ╚Öi d─âuneaz─â ambalajul ╚Öi documentele ambalate ├«n acesta. ├Änlocui╚Ťi cu ╚Öireturi de bumbac.

Folosi╚Ťi folii cu elemente de fixare din plastic ╚Öi tije. Elementele de fixare metalice rugin─â cu u╚Öurin╚Ť─â ╚Öi d─âuneaz─â documentului.

Utiliza╚Ťi ambalaje care sunt mai mari dec├ót documentul, astfel ├«nc├ót s─â nu fie pliate sau fr─âm├óntate.

Nu depozita╚Ťi documente deasupra capacit─â╚Ťii dosarului sau a cutiei.

Editorial Video: Documenta DMS: Gestionarea documentelor electronice pe fluxuri de lucru. Exemplu: cerere de concediu

´╗┐
Meniu